5 pasi simpli pentru trimiterea de email-uri cu GDPR

Contrar convingerilor populare, este în continuare legală și eficientă să trimiteți emailuri de vânzări ale companiilor, acum GDPR este executorie. Acest articol elimină miturile legate de trimiterea prin email la rece în conformitate cu noile reglementări și vă oferă câteva sfaturi simple, care pot fi aplicate pentru a vă asigura că campaniile dvs. rămân conforme.

În primul rând, sunt sigur că ați văzut câteva definiții despre ceea ce este GDPR și ce înseamnă, așa că voi păstra această scurtă descriere.Regulamentul general privind protecția datelor este un regulament juridic emis de Consiliul Uniunii Europene și de Parlamentul European. Scopul său principal este de a proteja datele cu caracter personal ale cetățenilor UE.

GDPR nu are legătură cu trimiterea prin email la rece. Nu este vorba de afaceri. Este vorba despre protecția datelor cu caracter personal.

Cu toate acestea, trimiterea de emailuri de afaceri înseamnă prelucrarea datelor cu caracter personal, astfel încât sunt câteva lucruri-cheie pe care trebuie să le țineți cont atunci când trimiteți un email într-un mediu post-DGPR.

Iată punctele cheie pe care le voi trece prin:

• Pasul unu: Asigurați-vă că prospectarea este țintită și adecvată
• Pasul al doilea: Explicați interesul legitim în copia dvs. de email
• Pasul al treilea: Faceți-l rapid și ușor de dezabonare sau opt-out
• Pasul patru: Curățați și mențineți periodic baza de date
• Pasul cinci: Pregătiți un răspuns informativ pentru plângerile și întrebările GDPR

Citiți mai multe despre pregătirile Taskeater pentru GDPR: Cum pregătește Taskeater pentru GDPR

De ce este bine să trimiteți prin email companiile după GDPR?

În primul rând, mă voi ocupa pe scurt de această întrebare, deoarece știu că oricine a experimentat atacul articolelor GDPR și emailurile de la companiile B2C va fi confuz în acest sens.

GDPR protejează indivizii, nu întreprinderi.

UE chiar declară : "Regulamentul propus privind confidențialitatea și comunicațiile electronice va spori protecția vieții private a oamenilor și va deschide noi oportunități pentru afaceri".

Regulamentul privind confidențialitatea în mediul electronic lasă în mod special la latitudinea fiecărei țări din cadrul UE să decidă dacă "comunicațiile comerciale nesolicitate" (aka B2B campanii de email la rece) ar trebui să se oprească sau să renunțe .

În Regatul Unit, am optat pentru respectarea PECR (Regulamentul privind confidențialitatea și comunicațiile electronice din 2003), ceea ce înseamnă că comunicările de la mediul de afaceri nu necesită consimțământul opt-in.

Pentru mai multe informații despre acest lucru, citiți ghidul de informare al comisiei de informații, publicat pe site-urile de marketing B2B rece sau pentru ceva mai scurt, articolul meu recent: De ce GDPR nu înseamnă că vom înceta să ne contactăm

Pasul unu: Asigurați-vă că prospectarea este țintită și adecvată

Producția de plumb și prospectarea sunt în esență sursa de date personale pentru a fi utilizate în campaniile de vânzări.

În ciuda protecției datelor personale, GDPR nu împiedică prospectarea sau colectarea de potențiali clienți, ci doar necesită un nivel mai ridicat de îngrijire și precizie de la generatoarele de plumb.

În cadrul GDPR, datele personale pe care le colectați ar trebui să fie adecvate și relevante pentru scopul prelucrării ( Principiul c: Minimizarea datelor ).Aceasta înseamnă că trebuie să luați în considerare două aspecte cheie: gradul de adecvare al colectării datelor dvs. (cât de mult aveți nevoie de date pentru ceea ce veți realiza) și relevanța colectării datelor dvs. (sunt datele pe care le colectați datele corecte pentru scopurile dvs.).

Asigurarea adecvării: colectați numai ceea ce aveți nevoie

Ar trebui să colectați date care sunt strict necesare pentru dvs. ca administrator de date sau procesor de date.

O modalitate simplă de a vă asigura că faceți acest lucru este să nu cereți date dacă nu intenționați să o utilizați . Nu există niciun concept de "pentru păstrare" sau "doar pentru caz" în marketingul compatibil cu GDPR. Luați doar un număr de telefon dacă intenționați să vă sunați. Luați doar adresa lor de domiciliu dacă intenționați să le trimiteți ceva în post. Simplu.

Asigurarea relevanței: Colectați numai ceea ce este relevant

Un test ușor pentru a afla dacă cei pe care îi colectezi sunt relevanți este pur și simplu că perspectiva ar fi surprinsă să audă de la tine?

Dacă direcționarea este corectă, nici o perspectivă nu ar trebui să se întrebe de ce ați trimis prin email. Ar trebui să fie evident pe baza a ceea ce faceți și a ceea ce fac.

Asigurați-vă că sunteți extrem de precis în alegerea perspectivelor dvs. ideale și ale segmentului dvs. și adaptați copia și campaniile la perspectivele și punctele lor de durere.

Ca generatoare de plumb profesionale, ajutăm la stabilirea în mod curent a criteriilor țintă pentru activitățile de prospectare ale clienților noștri.

Iată câteva calificative simple la care să lucrați:

• Poziția geografică : unde sunt perspectivele cu care vrei să vorbești? Unde va fi cel mai relevant serviciul sau produsul dvs.?
• Industrii țintă : cu cine lucrați deja? Care dintre clienții dvs. sunt cei mai profitabili / găsiți serviciul dvs. cel mai util? Cui ai vorbit cu cine folosește serviciul tău? Ce experți puteți consulta pentru a evalua necesitățile industriei?
• Dimensiunea companiei : sunt companiile pe care le apropii destul de mari sau suficient de mici pentru a solicita serviciul dvs.? Câți angajați au ei? Care este venitul lor anual?
• Titluri : contactați persoana potrivită din compania aleasă? Sunt suficient de senior pentru a lua o decizie? Sunt într-un departament cu o utilizare pentru produsul sau serviciul dvs.?

Un cuvânt rapid despre cumpărarea listelor ...

Este responsabilitatea dvs. să vă asigurați că toate listele pe care le cumpărați sunt conforme în întregime în conformitate cu noile reglementări.

Ca furnizor de liste de email și de lideri pentru țările din Europa, Taskeater a luat măsuri pentru a asigura conformitatea totală.

Cum facem asta? Construim și verificăm liste pentru noi înșine și pentru clienții noștri de la zero, în funcție de criterii specifice de direcționare, din surse disponibile publicului.

Construirea listelor pe cont propriu în funcție de criteriile țintă înseamnă că putem asigura adecvarea și relevanța datelor colectate și că putem ține o evidență detaliată a procesului nostru de generare de plumb.

Indiferent dacă cumpărați date sau le colectați pe cont propriu, trebuie să păstrați întotdeauna (sau să cereți) o evidență a modului și a motivului pentru care ați colectat și procesat date . În acest fel, aveți un răspuns corect la "de unde ați primit adresa de email" și puteți oferi și un anumit context pentru interesul dvs. legitim.

Citiți mai multe despre pregătirile Taskeater pentru GDPR: Cum pregătește Taskeater pentru GDPR

Pasul al doilea: Explicați-vă interesul legitim în copia dvs. de email

Cu o orientare eficientă, motivele pentru care ați contactat o perspectivă artrebui să fie evidentă, dar întotdeauna urmați în copia dvs. de email și explicați exact de ce oferta dvs. este relevantă și de ce vă atingeți.

Trebuie să tăiați imediat de ce credeți că destinatarul dvs. este o persoană relevantă pentru a vă contacta și cum ați procesat apoi datele dvs. pentru a contacta.

Utilizarea corectă a bazei de interes legitim

Interesul legitim este una dintre cele 6 baze legale de prelucrare a datelor în cadrul GDPR și acoperă interesele de afaceri.ICO o descrie ca fiind cea mai adecvată bază atunci când "prelucrarea nu este cerută de lege, dar are un beneficiu clar pentru dvs. sau pentru alții".

Cu toate acestea, baza de interes legitim nu este o scuză care vă poate ajuta să acoperiți orice în domeniul afacerilor. Trebuie urmat un proces pentru a vă asigura că rămâneți în conformitate cu GDPR.

Folosirea interesului legitim ca motiv legitim pentru prelucrarea datelor este legală doar dacă interesul dumneavoastră depășește dreptul particular la dreptul la confidențialitate.

După cum prevede articolul 6 din Clauza 1 din Actele legislative GDPR , interesul legitim este legal numai dacă "prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o terță parte, cu excepția cazului în care aceste interese sunt depășite de interese sau drepturile și libertățile fundamentale ale persoanei vizate care necesită protecția datelor cu caracter personal, în special în cazul în care persoana vizată este copil. "

Spre deosebire de celelalte baze juridice , baza dvs. de prelucrare a datelor poate fi contestată . Indiferent dacă interesul dvs. are prioritate asupra dreptului la viața privată, este fundamental deschis dezbaterii.

Acesta este un alt motiv pentru importanța păstrării înregistrărilor generațiilor de plumb. Așa cum subliniază ICO : "De asemenea, vă revinesarcina de a asigura - și de a demonstra - că interesele dvs. sunt echilibrate cu individul." Este esențial că sunteți conștienți de contextul și logica completă din spatele utilizării interesului legitim.

Acum ați putea spune că societatea va avea un interes evident pentru afacerea dvs. DAR, atunci când folosiți acest raționament, trebuie să vă asigurați că oferta dvs. se referă la o anumită activitate de afaceri declarată în statutul societății.

De exemplu, o companie de automatizare a emailurilor trebuie să protejeze datele pe care le automatizează și pe utilizatorii săi, astfel încât soluția de securitate a serverului de email are un interes legitim de a le contacta.

Cu toate acestea, dacă am fi abordat o companie precum Deliveroo cu soluția noastră de automatizare a vânzărilor, serviciul nostru nu se referă în mod explicit la statutul companiei, în ciuda faptului că are o echipă de vânzări.

În aceste cazuri, faceți timp pentru a face o cercetare de fundal în perspectiva dvs. și a oferi un anumit context în copia dvs. de email.

Iată câteva exemple de motive pentru un interes legitim:

• Căutați profilul sau site-ul companiei LinkedIn și verificați dacă oferta dvs. ar sprijini obiectivele
• Verificați investițiile sau finanțările recente dacă oferta dvs. susține creșterea
• Verificați dacă vreunul din clienții dvs. din trecut se află într-o industrie similară sau aveți o ofertă similară
• Căutați referințe sau informații interne din rețeaua dvs.
• Verificați dacă firma se extinde într-o zonă relevantă pentru serviciul dvs. sau dacă vă extindeți în general dacă oferta dvs. susține creșterea
• Verificați dacă contactul a solicitat informații sau a început căutareaunui serviciu sau a unui produs furnizat de dvs.

Cum să includeți un interes legitim în copia dvs. de email

Există câteva moduri de a face acest lucru. Ciocănitoarea în ghidul lor excelent pentru pregătirea GDPR sugerează includerea unei denunțări a răspunderii care informează destinatarul email-ului dvs. că datele sale au fost procesate.

Acestea ar trebui să includă trei informații-cheie:

• o declarație prin care informează destinatarul despre modul în care ați procesat datele dvs.;
• o scurtă explicație a motivului pentru care îl procesați;
• Instrucțiuni pe care destinatarul le poate urmări pentru a schimba datele pe care le procesați sau pentru a le solicita eliminarea datelor din listă

Iată un exemplu rapid pe baza a ceea ce vom include în campaniile noastre de email:

"Am ales să vă contactez deoarece pe baza profilului LinkedIn al companiei [nume companie] am motive serioase să presupun că puteți beneficia de informațiile pe care le împărtășesc. Am procesat numele și adresa de email numai în scopul trimiterii acestui mesaj către dvs. Dacă doriți să schimbați datele pe care le-am contactat sau să le șterg datele din lista mea, răspundeți "Nu mulțumesc" și te voi elimina din baza noastră de date. "

Cu toate acestea, dacă vă faceți griji cu privire la posibilitățile de spargere cu o clauză de declinare a responsabilității, puteți, de asemenea, asigurați-vă că integrați cele trei puncte de mai sus în copia emailului.

Deschideți cu ceva care explică clar cum ați obținut datele, de ce credeți că este relevant. De exemplu:

"Bună Patrick, ți-am găsit profilul pe LinkedIn, pe măsură ce căutam să îmi construiesc rețeaua de lideri influenți în vânzări și, după unele cercetări în legătură cu [numele companiei], am crezut că serviciul nostru ar putea fi de interes".

Apoi asigurați-vă că mecanismul de oprire este clar și vizibil în partea de jos a emailului.

Pasul al treilea: Faceți-l rapid și ușor de dezabonare sau opt-out

Ca cineva care trimite campanii de email friabile, trebuie să-i informați pe destinatari cum să-și exercite dreptul la ștergere și dreptul lor la restricții .

În termenii laicului - trebuie să oferiți oamenilor un mod clar de a renunța.

Un "link de dezabonare" din partea de jos a email-ului dvs. este cel mai simplu mod de a automatiza acest proces și de a asigura conformitatea în liste.Orice program de informare sau software de astăzi va avea o caracteristică automată de dezabonare ca parte componentă a serviciului.

Cu toate acestea, un link de dezabonare este doar unul dintre modalitățile sugerate de oprire. În ghidurile oficiale de marketing și publicare ale gov.uk , acestea spun: "Trebuie să faceți o opțiune excepțională - de exemplu prin trimiterea unui text" STOP "la un număr scurt sau prin utilizarea unui link" dezabonare ". citat link-ul "dezabonare", ei nu spun că acesta este singurul mod de a face lucrurile.

Am optat să scriem pur și simplu în subsolul nostru de emailuri decât oricare dintre beneficiarii campaniei noastre sunt liberi să răspundă și să spună că nu sunt interesați, caz în care le vom elimina din baza noastră de date și lista de corespondență. Dacă această metodă funcționează mai bine cu modul în care executați baza de date și software-ul de automatizare pe care îl utilizați, este o opțiune de opțiune complet justificată.

Iată un exemplu de subsol de email pe care l-am folosi:

"Dacă nu sunteți interesat și nu doriți să mai auziți de la mine din nou, răspundeți" Nu mulțumesc "și vă voi elimina de pe lista mea".

Cel mai important aspect al excluderii este că este clar, ușor de urmărit și pus în aplicare la sfârșitul dvs.

Aceasta înseamnă că, de îndată ce cineva v-a cerut să ștergeți datele, trebuie să ștergeți datele . Creați o listă ( o listă de suprimare ) a tuturor companiilor și persoanelor care au solicitat eliminarea din baza dvs. de date, apoi asigurați-vă că dvs. și membrii echipei dvs. nu îi contactați din nou.Găsiți un proces care funcționează pentru dvs. și apoi păstrați-l strict.

Pasul patru: Curățați și mențineți periodic baza de date

Dincolo de eliminarea pur și simplu a persoanelor care au renunțat sau au fost dezabonate, GDPR înseamnă, de asemenea, că nu ar trebui să țineți pe conducători timp de luni întregi sau informații de contact inexacte.

Trebuie să vă curățați periodic baza de date CRM de conducători inactivi sau care nu răspund , să verificați dacă înregistrările dvs. de contact sunt complet actualizate și să etichetați și etichetați în mod corespunzător datele dvs. pentru a înregistra modul în care ați colectat și procesat date personale.

Pentru mai multe informații despre ce curățare CRM este și dacă aveți nevoie de o citire a acestor articole am publicat în ultima lună:

• Întreținerea CRM 101: Cât de murdară sunt datele dvs.?
• Trigger Event Selling: Cum de a genera noi afaceri cu curățare CRM
• Cum să vă păstrați datele curățate după curățare

Sau pentru un ghid mai cuprinzător pentru întreținerea CRM, puteți descărca ebook-ul nostru - Cum să rezolvăm eroziunea datelor CRM

Dacă vă faceți griji că aveți timp să efectuați curățarea CRM, externalizați-o .Acest lucru nu este ceva cu care doriți să aveți șanse. Taskeater oferă servicii de curățare și descoperire de date CRM companiilor B2B de toate dimensiunile. De asemenea, eliminăm clienții pe care nu mai aveți nevoie și le înlocuiți cu contactele active cu detalii de contact exacte - care reprezintă o parte esențială a serviciului de furnizat. Căutați înlocuirea plumbului dacă discutați cu un alt furnizor de servicii. Poți vorbi cu cineva despre serviciul nostru aici.

Dacă intenționați să partajați date personale, trebuie să informați proprietarul datelor.

Dreptul individual la confidențialitate și confidențialitate înseamnă că orice date cu caracter personal pe care le colectați nu sunt ale dvs. de a vă gestiona liber. Trebuie să înștiințați în mod clar deținătorii de date care intenționați să le partajați datele sau să le procesați datele, dacă intenționați.

De exemplu, dacă colaborați cu o altă companie la un conținut, trebuie să informați pe oricine vă abonamentează intenția de a distribui lista de abonați partenerului dvs.

De asemenea, trebuie să informați în mod deschis pe oricare dintre utilizatorii, clienții sau persoanele care v-au abonat la newsletter-ul în care sunt stocate datele lor personale . Dacă aveți servere în alte țări, trebuie să menționați în mod deschis acest lucru în Politica dvs. de confidențialitate sau pe site-ul dvs. Web.

Dacă stocați date cu caracter personal, trebuie să luați măsurile de precauție necesare pentru ao menține în siguranță.

Până în prezent, înainte de 25 mai, amenzile mari s-au dus la companii care nu au reușit să împiedice încălcarea datelor și au întârziat informarea proprietarilor de date despre încălcări . Atât TalkTalk, cât și Carphone Warehouse au primit amenzi în valoare de 400k pentru această infracțiune.

Securitatea datelor este un aspect cheie al GDPR și trebuie să fie un accent pentru dvs. dacă stocați date cu caracter personal.

Câteva puncte cheie despre securitatea datelor:

• Asigurați-vă că software - ul și sistemele pe care le utilizați au făcut pași pentru a deveni conforme cu GDPR. Este responsabilitatea dvs. să utilizați procesoare de date compatibile cu GDPR. Cele mai multe sisteme CRM, cum ar fi Hubspot, Marketo și Pipedrive, sunt compatibile cu GDPR și au luat măsuri pentru a vă asigura securitatea datelor.
• Reglați cine are acces la datele de la compania dvs. și păstrați evidența nivelurilor de clearance-ul . În acest fel aveți documente de prezentat dacă sunteți întrebat.
• Dacă sunteți procesatori de date, așa cum suntem noi, luați măsuri pentru a vă menține procesele și sistemele în siguranță . Folosim controale de acces fizic, controale de acces la sistem, controale de acces la date, comenzi de transmisie, controale de intrare, backup de date și segregare de date pentru a ne proteja mai bine datele. Citiți mai multe aici .
• Anonimizarea, criptarea sau pseudonimizarea datelor, acolo unde este posibil, ca măsură de precauție suplimentară.

Pasul cinci: Pregătiți un răspuns informativ pentru plângerile și întrebările GDPR

În cele din urmă, așteptați unele impulsionări din perspectiva dvs. Există o mulțime de dezinformări despre GDPR și ce înseamnă pentru strategiile de vânzări și marketing care merg mai departe. Unii oameni vor fi supărați prin email.

Desigur, dacă direcționarea dvs. este exactă și copia dvs. este respectuoasă și informativă, oferta dvs. vă poate duce prin. Cu toate acestea, în cazul în care câteva cazuri, perspectivele va ghemuit. Mesajele emailuri reci sunt încă emailuri reci, indiferent de cât de relevante sunt.

Iată câteva întrebări pe care le-ați putea întreba și ce să le acoperiți în răspunsul dvs. Orice răspuns poate include o combinație a acestor trei puncte principale.

"Ce drept trebuie să-mi trimiteți un email?"

Acest lucru este în întregime într-o perspectivă dreptul de a cere, chiar dacă adresa de email în cauză este corporativă. Faptul că numele lor este scris în cadrul adresei de email o face personal. Acest articol de către consultantul GDPR Mark Gracey explică faptul că ceva mai mult - când datele B2B sunt date personale și ce înseamnă asta cu GDPR

Interesul dvs. legitim are nevoie de context. Dacă serviciul dvs. nu se referă în mod specific la statutul companiei, explicați motivele pentru care considerați că este o persoană relevantă de contactat.

Prin păstrarea înregistrărilor detaliate ale procesului dvs. de generare a plumbului, veți putea da un răspuns detaliat cu privire la modul și motivul pentru care ați obținut datele unei persoane.

Dacă serviciul dvs. nu se referă în mod specific la statutul companiei, explicați motivele pentru care considerați că este o persoană relevantă de contactat. Un nou proiect de companie? Site-ul lor? Profilul lor LinkedIn? Un articol pe care l-au trimis recent?

Dacă trimiteți prin email persoane la scară, aveți grijă să cercetați companiile pe care le contactați. Există ceva pe site-ul lor sau în presă care vă oferă un motiv special pentru a le trimite prin email? Ați fost de ajutor altor companii din această industrie? Există răspunsuri mai generale care nu necesită o scufundare adâncă în preferințele lui LinkedIn ale cuiva.

Dacă ați utilizat clienți anteriori pentru a vă construi criteriile țintă (un profil tipic pentru clienți), un răspuns pe care îl puteți utiliza în campania dvs. este:

"Am colectat și procesat datele dvs. pe baza unui interes legitim. Având în vedere cât de benefică a fost [produsul / serviciul] pentru [profilul companiei / profilului de perspectivă] în trecut, am crezut că oferta noastră este de folos pentru dvs. "

Iată un exemplu de răspuns pe care l-ar putea folosi un reprezentant:

"Am fost cercetat [numele firmei] pe măsură ce am crezut că serviciile noastre ar putea fi de interes, având în vedere succesul pe care l-am văzut pentru soluțiile FinTech în trecut și după ce am găsit profilul dvs. public pe LinkedIn V-am crezut că sunteți persoana cea mai relevantă pentru a contacta serviciile noastre . Apoi mi-am ghicit adresa de email și am rulat-o printr-un instrument de verificare pe care îl folosim pentru a construi liste pentru toți clienții noștri. "

"De unde mi-ai furnizat detaliile?"

Explicați unde ați găsit datele, de ce credeți că este potrivit să contactați și de ce credeți că ar fi interesat de oferta dvs.

Din nou, dacă păstrați înregistrări detaliate privind generația de plumb sau cereți-le de la furnizorii dvs., aveți un răspuns detaliat la această întrebare.

Dacă utilizați Taskeater pentru listarea clădirilor, verificați cu managerul de cont ce proces de aprovizionare folosim. De exemplu, dacă folosim LinkedIn pentru a-ți sursa potențialii clienți, un răspuns bun la această perspectivă ar fi:

"Folosim un serviciu de prospectare terț (www.taskeater.com) și au găsit profilul dvs. pe LinkedIn pe măsură ce vă potriviți profilului nostru tipic pentru clienți.Apoi au ghicit email-ul dvs. folosind informații accesibile publicului și l-au rulat printr-un instrument de verificare. "

"Ce informații aveți asupra mea?"

GDPR impune dreptul dvs. de a fi informat și de dreptul de acces (solicitarea subiectului), ceea ce înseamnă că, dacă vi se solicită, trebuie să furnizați informațiile pe care le-ați colectat și modul în care au fost procesate.

La Taskeater, colectăm informații minime de perspectivă, toate fiind exclusiv B2B și public disponibile. Un raspuns bun pentru procesul nostru ar fi:

"Numele, adresa de email, numele companiei și titlul postului sunt singurele date pe care le deținem. În conformitate cu drepturile dvs., vom șterge acest lucru din baza noastră de date dacă nu sunteți interesați de serviciile noastre sau doriți să facem acest lucru. Datele dvs. nu sunt păstrate în altă bază de date sau sunt revândute. "

Autor: Dan Vanrenen