Angajatul mediu din SUA cheltuie aproximativ un sfert din fiecare săptămână de lucru cernind zecile de e-mailuri pe care le trimitem și primim cu toții zilnic. În ultimii ani, numărul utilizatorilor de e-mail activi la nivel global a crescut la 3,9 miliarde . Odată cu afacerile care funcționează cu angajați de pe tot globul și cu refacerile regulate care devin digitale, utilizarea e-mailului a devenit și mai mare. Cu toate acestea, în ciuda faptului că sunt blocați de butoanele noastre de răspuns, mulți dintre noi încă nu știu cum și când să utilizeze e-mailul în mod corespunzător.
Iată cincisprezece reguli esențiale de etichetă prin e-mail pe care fiecare profesionist în afaceri trebuie să le cunoască:
1. Folosiți un subiect direct
2. Utilizați o adresă de e-mail profesională
3. Butonul „reply-all” trebuie folosit cu moderație
4. Adăugați o semnătură de e-mail profesională
5. Folosiți salutări profesionale
6. Fii atent la semnele de exclamare excesive
7. Fii atent când folosești umorul
8. Răspundeți la toate e-mailurile dvs
9. Verificați întotdeauna înainte de a apăsa trimitere
10. Adăugați adresa de e-mail după ce ați compus mesajul
11. Verificați de două ori adresele destinatarului
12. Luați în considerare întotdeauna modul în care diferențele culturale vă pot afecta comunicarea
13. Păstrați fonturile simple și clasice
14. Segmentează-ți comunicările
15. Luați în considerare tonul dvs
1. Folosiți un subiect direct
În multe cazuri, oamenii decid să deschidă un e-mail bazat exclusiv pe linia de subiect.
Subiectele puternice sunt scurte, descriptive și, ori de câte ori este posibil, orientate spre acțiune. De exemplu, „Ședința consiliului de administrație a fost mutată la marți, 21/11” este un subiect mai puternic decât „data ședinței schimbată”.
Importanța de a avea un subiect puternic nu poate fi subliniată suficient, mai ales dacă e-mailul este folosit în scopuri de marketing direct . Alegeți întotdeauna o linie de subiect care să-l informeze pe destinatar că abordați problemele sale de afaceri sau alte preocupări.
2. Utilizați o adresă de e-mail profesională
Evident, să vă ștergeți e-mailurile este ultimul lucru pe care îl doriți. Una dintre cele mai bune modalități de a vă asigura că acest lucru nu se întâmplă este să evitați utilizarea unei adrese fără marcă sau nedescriptive.
Dacă reprezentați o companie, ar trebui să utilizați întotdeauna adresa de e-mail pe care compania v-a furnizat-o. Acest lucru te face instantaneu să arăți mai credibil și îmbunătățește substanțial capacitatea de livrare a e-mailului. Prin urmare, fiți prudent în alegerea adresei dvs. de e-mail profesionale .
Cu toate acestea, dacă utilizați o adresă de e-mail privată (fie că sunteți un liber profesionist sau doar preferați să o utilizați), ar trebui să fiți foarte atent când vă selectați mânerul.
Dacă sunteți implicat în marketing B2B, adresa dvs. de e-mail al companiei ar trebui să vă transmită întotdeauna numele, pentru ca destinatarul să știe de unde provine și cui ar trebui să răspundă.
3. Butonul „reply-all” trebuie folosit cu moderație
Nimănui nu-i place să deschidă sau să citească e-mailuri care nu au nicio legătură cu el, cu departamentul sau cu responsabilitățile individuale.
Ignorarea e-mailurilor care nu au legătură poate fi dificilă, iar alertele repetitive pot fi iritante dacă încercăm să ne concentrăm asupra altor sarcini.
Evitați să apăsați „Răspundeți tuturor” decât dacă știți că toți cei incluși pe listă trebuie să primească cu adevărat răspunsul. De asemenea, utilizați în mod înțelept CC și BCC în e-mail pentru a evita dezordinea conversațiilor.
4. Adăugați o semnătură de e-mail profesională
Semnăturile de e-mail profesionale pot duce la rate mai mari ale rentabilității investiției dacă sunteți implicat în campanii de marketing. Este logic să oferi cititorului informații suplimentare despre tine sau despre compania ta. De obicei, o semnătură de e-mail include numele dvs. complet, titlul, numele companiei și informațiile de contact.
Puteți adăuga și puțină publicitate, dar nu exagerați cu lucrări de artă, link-uri, sloganuri sau citate. Păstrați fontul, dimensiunea textului și culoarea textului la fel ca restul e-mailului pentru a da un ton profesional.
5. Folosiți salutări profesionale
Este important să înveți cum să folosești salutările profesionale când vine vorba de eticheta prin e-mail.
Fiți atenți când utilizați salutări obișnuite, cum ar fi „Bună” sau „Salut tuturor.” Deși saluturile ocazionale și prietenoase sunt potrivite în multe tipuri de e-mailuri, asigurați-vă că știți ce tip de public vă adresați.
6. Fii atent la semnele de exclamare excesive
Dacă aveți obiceiul de a folosi punctele de exclamare, aveți grijă să le limitați atunci când vă exprimați entuziasmul sau entuziasmul.
Unii oameni tind să folosească în exces acest semn de punctuație și ajung să folosească mai multe semne de exclamare în intervalul de câteva propoziții. Acest lucru îl poate face pe scriitor să pară prea dornic sau chiar imatur. Folosiți-le cu moderație și numai atunci când este cu adevărat adecvat.
7. Fii atent când folosești umorul
Fără expresiile faciale sau tonul vocii corespunzătoare, orice umor folosit prin e-mail se poate pierde cu ușurință în traducere. De fapt, este mai bine să lăsați toate formele de umor în afara schimburilor profesionale de e-mail, dacă nu cunoașteți foarte bine destinatarul.
De asemenea, ceva ce ți se pare amuzant personal ar putea să nu fie nici pe departe amuzant pentru altcineva. În unele cazuri, umorul poate părea chiar nepoliticos sau dureros, așa că atunci când aveți îndoieli, este mai bine să îl lăsați deoparte.
8. Răspundeți la toate e-mailurile dvs
Schimbările dramatice pe care le-am experimentat după pandemia de COVID-19 au dus la transformări majore în modurile în care ne desfășurăm afacerile. Comunicarea la locul de muncă se schimbă dramatic și modul în care ne folosim e-mailul este un exemplu perfect.
Este greu să răspunzi la fiecare e-mail pe care îl primești, dar este o etichetă bună pentru e-mail să încerci măcar. Acestea includ e-mailurile care ți-au fost trimise accidental: un răspuns nu este obligatoriu, dar este întotdeauna o etichetă bună pentru e-mail.
Chiar și ceva scurt va fi suficient: „Știu că ești foarte ocupat, dar cred că mi-ai trimis acest e-mail din greșeală. Am vrut să te anunț, ca să-l poți trimite persoanei potrivite”.
9. Verificați întotdeauna înainte de a apăsa trimitere
Nu depinde doar de corectorul ortografic standard. Destinatarii dvs. de e-mail vor observa probabil greșeli și, în timp ce ocazional greșeli de tipar se întâmplă tuturor, greșelile repetate și greșelile de ortografie pot părea neglijentă.
La fel ca corectarea automată, nu poți avea întotdeauna încredere în verificatorii ortografic. De aceea, Zoho îți prezintă Zia, asistentul nostru de scriere , care nu numai că îți verifică ortografia, ci și corecții contextuale.
10. Adăugați adresa de e-mail după ce ați compus mesajul
Doriți să evitați trimiterea accidentală a unui e-mail înainte de a termina de tastat și de corectat mesajul? Este o practică bună să tastați mai întâi e-mailul, apoi să adăugați adresa de e-mail a destinatarului când sunteți gata să trimiteți mesajul.
11. Verificați de două ori adresele destinatarului
Faceți tot posibilul pentru a fi precis și acordați o atenție deosebită atunci când introduceți un nume din lista de contacte pe linia „Către”. Din păcate, este foarte ușor să alegi numele greșit, ceea ce poate fi jenant pentru tine și persoana care primește e-mailul din întâmplare.
12. Luați în considerare întotdeauna modul în care diferențele culturale vă pot afecta comunicarea
Marketingul prin e-mail este una dintre cele mai rentabile modalități de a ajunge la o gamă largă de persoane și este ușor de configurat. Dar poate duce foarte ușor la o comunicare greșită din cauza diferențelor culturale, mai ales atunci când destinatarul nu vă poate vedea expresia facială sau limbajul corpului.
Dacă este posibil, este o idee bună să vă personalizați mesajul în funcție de contextul cultural al destinatarului ales.
Amintiți-vă, probabil că vor exista diferențe de fus orar pe care trebuie să le luați în considerare și să trimiteți e-mailul la momentul potrivit .
13. Păstrați fonturile simple și clasice
Fiecare font are propriul loc și timpul său, dar când vine vorba de comunicarea în afaceri, este mai bine să păstrați fonturile și dimensiunile și culorile lor relevante simple și clasice.
Cea mai importantă regulă de bază este că mesajele dvs. trebuie să fie ușor de citit. De obicei, cel mai bine este să alegeți o dimensiune de font de 11 sau 12 puncte și un sans serif ușor de citit, cum ar fi Calibri, Helvetica sau Arial. Poate părea plictisitor, dar negrul este cea mai sigură și mai ușor de citit în ceea ce privește culoarea. Încercați să mențineți evidențierea textului și utilizarea caracterelor aldine, cursive și subliniere la minimum. Aceste efecte pot ajuta la evidențierea informațiilor importante, dar arată haotic atunci când sunt folosite prea des.
14. Segmentează-ți comunicările
Una dintre cele mai bune modalități de a vă personaliza comunicările este să vă segmentați lista de e-mail, pentru început. O funcție de segmentare este absolut ceva care ar trebui să vină cu orice instrument de marketing prin e-mail pe care îl utilizați.
Segmentarea listelor de e-mail vă ajută să vă direcționați campaniile în funcție de grupurile dvs. de clienți, ceea ce vă permite, la rândul său, să vă adaptați mesajele mai mult destinatarilor.
15. Luați în considerare tonul dvs
În cele din urmă, la fel cum umorul poate fi interpretat greșit, tonul tău de scris ar putea fi ușor de înțeles greșit fără perspectiva pe care o poți obține din auzirea vocii tale. Ca urmare, este ușor să pară ca fiind brusc atunci când încerci pur și simplu să fii simplu.
Citiți e-mailul cu voce tare înainte de a-l trimite. Dacă vi se pare negativ sau nepoliticos, cu siguranță va fi perceput în acest fel de către cititor. Dacă doriți rezultate pozitive, amintiți-vă manierele de bază: spuneți „vă rog” și „mulțumesc” și încercați să nu folosiți cuvinte prea negative sau dramatice.
Concluzie
În timp ce multe companii se bazează pe mai multe forme diferite de comunicare pentru a colabora eficient, e-mailul rămâne unul dintre cele mai eficiente și populare mijloace de comunicare. Mișcarea recentă a lumii afacerilor către munca în principal hibridă nu a făcut decât să crească încrederea lumii afacerilor pe e-mail pentru a partaja, organiza și stoca informații. De fapt, din cauza cantității mari de e-mailuri și texte pe care le citim și le scriem în fiecare zi, este mai probabil să facem greșeli inutile sau chiar legate de conformitate - iar aceste greșeli pot avea consecințe profesionale semnificative.
Platformele inovatoare de e-mail precum Zoho Mail oferă mai multe funcții și funcții decât oricând, dar elementele de bază ale etichetei e-mailului rămân aceleași: fii politicos, precis și fii profesionist.
Sperăm că ați găsit aceste sfaturi utile!
Sursa: ZOHO